Personvernerklæring for Molvig Varmepumper AS

Behandlingsansvarlig
Molvig Varmepumper AS
Org.nr.: 937 131 909
Adresse: Smidsrødveien 45, 3120 Nøtterøy
E-post: erik@molvigvarmepumper.no
Telefon: 99 36 76 75
Nettside: molvigvarmepumper.no

1. Innledning

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Molvig Varmepumper AS behandler personopplysninger i forbindelse med bruk av nettsiden molvigvarmepumper.no, ved henvendelser via kontaktskjema, forespørsler om tilbud og service, bestillinger, nedlasting av filer, markedsføring og bruk av informasjonskapsler og lignende teknologier.

Molvig Varmepumper AS er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som omtales i denne erklæringen.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi kan behandle følgende kategorier personopplysninger:

  • navn

  • telefonnummer

  • e-postadresse

  • adresse

  • postnummer og sted

  • opplysninger du skriver i meldingsfelt eller andre fritekstfelt

  • bilder og vedlegg du laster opp

  • opplysninger knyttet til forespørsel om tilbud, service eller generell kontakt

  • ordre- og bestillingsopplysninger

  • tekniske opplysninger om bruk av nettsiden, for eksempel IP-adresse, nettleser, enhet, besøkte sider, tidspunkt og handlinger på nettsiden

  • opplysninger innhentet ved bruk av analyseverktøy, annonseverktøy og informasjonskapsler, dersom du samtykker til dette

Vi ber deg om ikke å sende sensitive personopplysninger eller andre opplysninger som ikke er nødvendige for din henvendelse gjennom nettsiden.

3. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger når du:

  • fyller ut kontaktskjema

  • sender forespørsel om pristilbud

  • sender servicehenvendelse

  • bestiller varer eller tjenester via nettsiden

  • laster ned filer eller materiell

  • kontakter oss via e-post eller telefon

  • bruker nettsiden og samtykker til bruk av informasjonskapsler og sporingsteknologier

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

  • å besvare henvendelser

  • å følge opp forespørsler om tilbud

  • å håndtere service- og kundehenvendelser

  • å administrere bestillinger, leveranser og kundeforhold

  • å sende relevant informasjon knyttet til forespurt eller bestilt tjeneste

  • å forbedre nettsiden, tjenestene våre og brukeropplevelsen

  • å analysere bruk av nettsiden

  • å drive markedsføring

  • å vise målrettet annonsering og gjennomføre remarketing, dersom du har samtykket til dette

  • å oppfylle rettslige forpliktelser, for eksempel innen regnskap, bokføring og håndtering av dokumentasjon

5. Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger på ett eller flere av følgende grunnlag:

a) For å gjennomføre tiltak før avtale eller oppfylle avtale

Når du ber om tilbud, bestiller produkter eller tjenester, eller kontakter oss om service, behandler vi personopplysninger fordi dette er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg.

b) Berettiget interesse

Vi kan behandle personopplysninger når det er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser, for eksempel for å:

  • besvare generelle henvendelser

  • administrere og sikre nettsiden

  • forebygge misbruk

  • forbedre tjenester og brukeropplevelse

  • dokumentere kommunikasjon og kundedialog

I slike tilfeller vurderer vi alltid om dine interesser eller grunnleggende rettigheter går foran våre interesser.

c) Samtykke

Vi baserer oss på samtykke når loven krever det, blant annet for:

  • bruk av ikke-nødvendige informasjonskapsler og sporingsteknologier

  • analyseverktøy som krever samtykke

  • markedsføring via e-post, SMS eller lignende der dette ikke kan sendes på annet lovlig grunnlag

  • profilering og remarketing via annonseplattformer

Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før samtykket ble trukket tilbake.

d) Rettslig forpliktelse

Vi kan behandle og oppbevare personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter, for eksempel etter bokføringsregelverket eller andre relevante lover.

6. Når vi sender markedsføring

Dersom vi sender nyhetsbrev, kampanjer eller annen direkte markedsføring på e-post eller SMS, gjør vi dette bare der vi har nødvendig behandlingsgrunnlag, normalt samtykke eller annet lovlig grunnlag etter gjeldende regelverk. Du kan når som helst melde deg av slik kommunikasjon.

7. Informasjonskapsler, analyse og markedsføring

Nettsiden bruker informasjonskapsler og lignende teknologier. Disse brukes blant annet til:

  • grunnleggende funksjonalitet på nettsiden

  • statistikk og analyse

  • markedsføring

  • måling av annonser

  • remarketing og målrettet annonsering

Vi bruker eller kan komme til å bruke verktøy og plattformer som for eksempel Squarespace, Google-tjenester, Meta-tjenester, YouTube og andre tilsvarende leverandører. Hvilke teknologier som brukes til enhver tid vil fremgå av vår cookie-erklæring og samtykkeløsning.

Informasjonskapsler og sporingsteknologier som ikke er strengt nødvendige, aktiveres bare dersom du har samtykket til dette gjennom cookie-banneret eller samtykkeløsningen vår.

8. Bestilling og betaling

Dersom du bestiller varer eller tjenester gjennom nettsiden, behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å administrere bestillingen, levere tjenesten, følge opp kundeforholdet og håndtere betaling.

Dette kan omfatte:

  • kontaktopplysninger

  • leveringsopplysninger

  • bestillingsdetaljer

  • betalingsrelaterte opplysninger

Eventuell betalingsbehandling kan utføres av ekstern betalingsleverandør. I slike tilfeller vil leverandøren behandle nødvendige personopplysninger i samsvar med sine egne roller og avtaler. Denne erklæringen bør oppdateres dersom og når konkret betalingsløsning tas i bruk.

9. Mottakere og deling av personopplysninger

Vi deler ikke personopplysninger med andre for deres egne uavhengige formål, med mindre vi er rettslig forpliktet til det eller du har samtykket.

Vi kan likevel dele personopplysninger med:

  • leverandører av nettside og hosting

  • leverandører av e-post og IT-systemer

  • analyse- og annonseplattformer, dersom du samtykker

  • regnskapsfører eller andre rådgivere der det er nødvendig

  • samarbeidspartnere, montører, installatører eller underleverandører når dette er nødvendig for å følge opp forespørsel, tilbud, levering, installasjon eller service

  • offentlige myndigheter dersom vi er rettslig forpliktet

Når andre behandler personopplysninger på våre vegne, skal dette reguleres gjennom databehandleravtale der regelverket krever det.

10. Leverandører og databehandlere

Basert på opplysningene dere har gitt, bruker vi eller kan bruke leverandører i kategorier som:

  • Domeneshop for domene og/eller tilknyttede tjenester

  • Squarespace som nettsideplattform

  • Google Workspace for e-post og kommunikasjon

  • Google-tjenester for analyse, annonsering, video eller relaterte tjenester

  • Meta-tjenester for annonsering og måling

  • Microsoft-tjenester der dette er relevant

  • andre leverandører som er nødvendige for drift, sikkerhet, analyse, bestilling eller markedsføring

Leverandørlisten kan endre seg over tid. Oppdatert bruk vil til enhver tid være omfattet av denne erklæringen og, der relevant, cookie-erklæringen.

11. Overføring til land utenfor EU/EØS

Noen av våre leverandører eller underleverandører kan behandle personopplysninger utenfor EU/EØS, herunder i land som ikke har samme personvernregler som i Norge.

Ved slike overføringer skal vi sørge for at overføringen skjer i samsvar med gjeldende personvernregelverk, for eksempel ved bruk av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser, beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller annet gyldig overføringsgrunnlag.

12. Lagringstid

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, med mindre vi er pålagt å lagre dem lenger etter lov eller har et annet gyldig behandlingsgrunnlag.

Som utgangspunkt gjelder følgende:

  • generelle henvendelser lagres i inntil 12 måneder etter at henvendelsen er avsluttet, med mindre videre oppbevaring er nødvendig

  • tilbudsforespørsler som ikke leder til kundeforhold lagres normalt i inntil 12 måneder

  • servicehenvendelser og kundeoppfølging lagres så lenge det er nødvendig for å levere tjenesten, følge opp saken og dokumentere kundeforholdet

  • opplysninger knyttet til bestillinger, faktura og regnskap lagres så lenge loven krever det

  • markedsføringssamtykker lagres så lenge samtykket er gyldig eller til det trekkes tilbake

  • opplysninger brukt til analyse og markedsføring lagres i samsvar med de valgene du gjør i samtykkeløsningen og innstillingene i de aktuelle verktøyene

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, skal de slettes eller anonymiseres så langt det er praktisk og rettslig mulig.

13. Informasjonssikkerhet

Vi arbeider for å beskytte personopplysninger gjennom egnede tekniske og organisatoriske tiltak. Dette inkluderer blant annet:

  • tilgangsstyring

  • bruk av sikre løsninger og kryptert tilkobling (SSL/HTTPS)

  • begrensning av hvem som har tilgang til opplysningene

  • løpende vurdering av leverandører og systemer

Selv om vi gjør vårt beste for å beskytte personopplysninger, kan ingen løsning garantere fullstendig sikkerhet.

14. Dine rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg, kan du etter gjeldende regelverk ha rett til å:

  • be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg

  • be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger

  • be om sletting av opplysninger

  • be om begrensning av behandlingen

  • protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse

  • motta personopplysninger i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format der vilkårene for dataportabilitet er oppfylt

  • trekke tilbake samtykke

  • klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

For å utøve rettighetene dine kan du kontakte oss på: erik@molvigvarmepumper.no

Vi kan be om tilstrekkelig informasjon for å bekrefte identiteten din før vi behandler forespørselen.

15. Klage

Dersom du mener vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

16. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i nettsiden, tjenestene våre, leverandører eller gjeldende rett. Oppdatert versjon vil publiseres på nettsiden.